Должностные инструкции · 2026

Должностная инструкция специалиста по кадрам — образец 2026 года

Кадровик — та должность, где ошибка в собственной инструкции особенно заметна проверяющим: этот документ читают первым.

Актуально на 1 августа 2026

Нужен ли профстандарт

Действует профстандарт 07.003 «Специалист по управлению персоналом»: он описывает функции от документационного обеспечения до оценки и оплаты труда. Инструкция специалиста по кадрам строится на функции «Документационное обеспечение работы с персоналом» с соответствующими требованиями к образованию.

Обязательные разделы инструкции

В инструкции кадровика помимо стандартных пяти разделов должны быть явно прописаны два блока, которые чаще всего теряются в шаблонах. Первый — воинский учёт: если он поручен кадровику, это фиксируется в обязанностях, потому что за его отсутствие организацию штрафуют отдельно. Второй — работа с персональными данными: кадровик ежедневно обрабатывает ПДн всего штата, и его обязанности как лица, допущенного к обработке, должны совпадать с вашим положением о ПДн. Требования к квалификации сверяйте с профстандартом 07.003.

Типичные ошибки шаблонов из интернета

Типовые шаблоны смешивают функции кадровика, HR-менеджера и специалиста по охране труда в одну должность — при проверке это вызывает вопросы о фактическом совмещении. Вторая ошибка — нет обязанностей по воинскому учёту, хотя в малом бизнесе их обычно ведёт именно кадровик. Третья — не отражена работа с персональными данными сотрудников.

Инструкция специалиста по кадрам — без дыр в ответственности

Воинский учёт, обработка ПДн и функции по профстандарту 07.003 — всё в одном документе, под вашу компанию. В течение рабочего дня.

Инструкция — 690 ₽ Весь комплект приёма — 2 990 ₽

Что ещё оформить при приёме

Кадровику, как и любому сотруднику, при приёме оформляют трудовой договор, приказ, согласие на обработку ПДн и лист ознакомления. Но здесь есть нюанс: этот человек сам будет вести кадровые документы остальных, поэтому особенно важны обязательство о неразглашении и корректное ознакомление с положением о персональных данных — кадровик получает доступ к самым чувствительным данным компании с первого дня. Полный состав комплекта из восьми документов — на главной.

Юлия Исакова · HR-специалист · стаж 15 лет

15 лет веду кадровое делопроизводство в малом и среднем бизнесе — от приёма первого сотрудника до сопровождения проверок трудовой инспекции.

Проверила материалы этой страницы.

Вопросы по должности

Можно ли поручить кадровику ведение воинского учёта?

Да, это оформляется в инструкции и приказе — за отсутствие учёта штрафуют отдельно.

Кадровик обрабатывает персональные данные — что добавить?

Пункт об обязанностях по 152-ФЗ, обязательство о неразглашении и включение в перечень допущенных лиц.